Como escrever e-mail corretamente

Escrito por: Profª. Joceane de Andrade - Língua Portuguesa

O e-mail é, sem dúvida, um dos recursos mais importantes e utilizados na Internet, se tornou tão popular que é impossível imaginar a grande rede sem pensar na rápida e eficiente comunicação oferecida pelo e-mail.
Pela sua importância, torna-se primordial sabermos escrever corretamente nossas mensagens eletrônicas para evitar gafes, confusões e aborrecimentos.

Primeiramente, devemos saber como iniciar e finalizar um e-mail 

Quando nos dirigimos aos amigos íntimos, podemos começar com oi, amor, querido, apelidos em geral e, depois, terminar com beijos ou bjs. Quando a correspondência é para o escritório/trabalho de alguém, a coisa já pede um pouco de moderação porque o e-mail pode muito bem ser lido acidentalmente por outras pessoas: é a hora do querido fulano ou apenas o nome da pessoa. Usar caro e prezado é simpático para tratar com quem não se tem muita intimidade e, neste caso, encerrem o texto mandando abraços, com seu nome (cargo e telefones para contato quando for o caso).
Façam uma verificação para não cometer erros ortográficos e gramaticais e, sobretudo, evitem abreviações e gírias.

Regrinhas básicas para escrever e-mail


* Escreva de forma clara e objetiva;
Exemplo de e-mail mal escrito:
Assunto: Ei! Lembra daquilo que falamos outro dia?  Eu preciso saber mais coisas pra fazer aquilo, o que você acha do novo lugar?
Esse é um e-mail terrível. O assunto não dá indicação sobre o que está escrito.

* Não escreva e-mails muito longos, isso cansa o destinatário que provavelmente nem lerá todo o conteúdo, o ideal é no máximo 25 linhas;

*Limite o e-mail a apenas um assunto, nunca escreva um e-mail que fale sobre vários assuntos. Se você quer uma resposta, você tem que fazer com que essa seja uma tarefa fácil para a outra pessoa — a melhor maneira de fazer isso é não sobrecarregá-la com um monte de coisas;

* Evitar enviar mensagens EXCLUSIVAMENTE EM MAIÚSCULAS ou grifos exagerados. Se bem empregadas, as maiúsculas podem ajudar a destacar, mas em excesso, a prática é compreendida como se você estivesse gritando, podendo causar irritação ou fazer com que o interlocutor se sinta ofendido;

*Lembre-se que dialogar com alguém através do computador, não faz com que você seja imune às regras comuns da nossa sociedade, por exemplo, o respeito para com o próximo. Mesmo que por intermédio de uma máquina, você está conversando com uma pessoa, assim como você. Não diga a essa pessoa o que você não gostaria de ouvir;

*Use sempre a força das ideias e dos argumentos. Nunca responda com palavrões, mesmo que usem de grosseria contra você;

*Evite enviar mensagens curtas em várias linhas. Além de ser maléfico à rede como um todo, causa bastante irritação. Escreva uma frase completa e envie;

*Se alguém estiver perguntando, provavelmente é porque precisa de ajuda em algo, então aja como tal. Evite ser arrogante ou inconveniente;

*Evite ao máximo usar emoticons, isso torna a leitura das mensagens muito difícil e confusa, devido ao tempo que precisamos esperar pra que esses emoticons sejam carregados;

* Não faça comentários que possam afetar a cor da pele, orientação sexual e religião dos demais, demonstrando preconceito e racismo;

* A linha Assunto ou Subject deve estar sempre preenchida com o assunto tratado em sua mensagem de e-mail. Por quê? Imagine uma pessoa que abre sua caixa de e-mail, e encontra todo dia uma média de 60 mensagens. Quais ela lerá primeiro? Certamente, aquelas cujo assunto seja de maior interesse (as outras serão lidas mais tarde, ou apagadas!). A linha de assunto deve ser relacionada ao assunto tratado na mensagem;

*Envie arquivos anexados apenas quando solicitado, e jamais para listas;

*É boa prática deixar linhas em branco entre blocos de texto. Dessa forma, o texto fica organizado e mais fácil de ler, mesmo que a mensagem seja longa;

*Procure responder a todas as mensagens pessoais. Não inclua todo o conteúdo da mensagem respondida; deixe o suficiente apenas para indicar os pontos que você está comentando, ou a que frases se está respondendo, apagando o que estiver a mais (inclusive cabeçalhos, se o programa de e-mail inseri-los na resposta).